Processus de certification

A. Audit de la phase 1
AKT CERTIF procédera à l’audit de certification initiale (audit de la phase 1) après avoir terminé les activités antérieures. Une pré-évaluation est un audit d’essai effectué avant l’audit de certification, à l’option du client, pour fournir une évaluation générale de l’état de la mise en œuvre et identifier toute lacune majeure dans la conformité du système de gestion documenté avec les exigences des normes de certification, afin de prendre des mesures correctives avant l’audit de certification. Cela fournit des éléments précieux pour donner confiance au client et économiser du temps pour prendre les mesures correctives nécessaires. Cependant, la pré-évaluation est effectuée dans des cas spéciaux et il est également garanti que l’auditeur signe la déclaration de conflit d’intérêts avant chaque visite.

Un rapport détaillé sera préparé par le chef d’équipe et une copie sera remise au client. Le rapport sera évalué par le membre de l’audit (AM) et un plan pour les audits ultérieurs de l’organisation sera discuté avec le client.

B. Audit de la phase 2
L’objectif de l’évaluation (PHASE 2) est de s’assurer que les exigences des normes ISO pertinentes, telles qu’elles sont abordées par le système de gestion documenté, sont respectées. Les auditeurs rechercheront des preuves objectives de la conformité aux normes, et les non-conformités seront portées à l’attention du guide et notées sur un formulaire de rapport. À la fin de l’évaluation, ces points seront discutés et le représentant de la direction de l’entreprise sera invité à signer le rapport pour reconnaître qu’il comprend et accepte les résultats.

L’évaluation se termine par une « réunion de clôture » au cours de laquelle le chef d’équipe présente les résultats et fait des recommandations, soit pour la certification selon les normes ISO applicables, soit avec une exigence de vérification de l’audit en cas de non-conformités majeures identifiées. Dans le cas où les non-conformités sont de nature mineure, la certification est recommandée sous réserve qu’un plan d’action correctif soit soumis pour traiter les non-conformités et observations soulevées dans le rapport, avec des preuves objectives pour toutes les non-conformités dans un délai de 60 jours. Lorsque ce plan d’action correctif et les preuves objectives sont reçus au bureau d’AKT CERTIF, les rapports d’audit seront vérifiés pour la conformité aux exigences de la norme de certification. Le dossier du client est examiné pour garantir une vérification indépendante de la conformité avec la liste de contrôle de la certification et l’octroi de la certification.

L’audit de la phase 2 aura lieu sur le(s) site(s) du client. Il comprendra au moins les éléments suivants :
a) informations et preuves sur la conformité à toutes les exigences de la norme du système de gestion applicable ou d’autres documents normatifs ;
b) surveillance des performances, mesure, rapport et examen par rapport aux objectifs et cibles de performance clés (conformes aux attentes de la norme du système de gestion applicable ou d’autres documents normatifs) ;
c) le système de gestion et les performances du client en ce qui concerne la conformité légale ;
d) contrôle opérationnel des processus du client ;
e) audit interne et revue de gestion ;
f) responsabilité de la direction pour les politiques du client ;
g) liens entre les exigences normatives, la politique, les objectifs et cibles de performance (conformes aux attentes de la norme du système de gestion applicable ou d’autres documents normatifs), les exigences légales applicables, les responsabilités, la compétence du personnel, les opérations, les procédures, les données de performance et les conclusions des audits internes.

Chaque organisation certifiée devra subir un audit de surveillance chaque année pendant la durée de validité de sa certification. La conformité continue du système de gestion de l’organisation avec la norme de certification sera vérifiée par l’audit d’éléments sélectionnés du système de gestion à chaque visite, en plus de la vérification de l’efficacité des actions correctives par rapport aux non-conformités soulevées lors de l’audit précédent.

Les auditeurs doivent remplir les rapports de manière précise et exacte. La justification pour l’absence d’un élément selon les normes ISO, par exemple, le contrôle de la conception, doit être soigneusement vérifiée et enregistrée dans le rapport.